Как правильно вести бюджет номенклатуру дел

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом — на секретаря 1. Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Например, 02 — индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности. Дорогие читатели!

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:.

Номенклатура дел учреждения

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план.

Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности.

Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.

Для организаций, учреждений, предприятий и фирм назовем их юридическими лицами , входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной конкретной номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Термины и определения". Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер.

Какие же цели и задачи преследуются при составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру. Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой основанием для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Квалифицированно составленные примерные номенклатуры дел максимально полно отражают схему документирования деятельности всего ряда охватываемых ею организаций, всех их функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

Можно говорить о том, что примерная номенклатура дел является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел. Вместе с тем, примерная номенклатура дел способствует и решению задач унификации структуры государственных и негосударственных систем документирования, их сопоставимости в условиях информатизации.

При проектировании автоматизированных систем ДОУ АС ДОУ примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.

В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде о чем делается соответствующая отметка в графе "Приложения".

Примерная номенклатура дел может функционировать и использоваться как в традиционном бумажном , так и в электронном виде. Не нужно сбрасывать со счета и то, что в результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению индивидуальных номенклатур дел.

В качестве нормативно-методической базы при составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций М. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти М. Когда необходимо установить круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, то он устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

При составлении примерных номенклатур дел следует использовать индивидуальные номенклатуры дел базовых организаций, которые соответствуют требованиям, предъявляемым архивными учреждениями, и могут служить основой для составления примерной номенклатуры дел. При этом следует иметь в виду, что практически все организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют те или иные аналогичные типовые управленческие функции и, соответственно, типовые управленческие системы документации.

К последним относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, ОК , с изменением на год, в действующей редакции :.

Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, учредительные, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД. Названные управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией. Поэтому однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры примерных номенклатур дел.

В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций, а сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения М.

Наряду с этим, в организациях, кроме типовых документальных систем, имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т. В примерных номенклатурах дел программируется определяется, проектируется наиболее эффективная структура дел, их информативные наименования, порядок очередность расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

Для повышения качества примерной номенклатуры дел и успеха ее применения в практике учреждений важное значение имеет правильная организация работы по ее составлению. Примерная номенклатура дел должна разрабатываться на основе внимательного изучения функций и направлений деятельности, охватываемой ею категории организаций, состава и содержания образующихся в их деятельности документов.

Сам процесс организации работы по составлению примерной номенклатуры дел включает несколько этапов. Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом. В приказе указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр.

К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год. Следующим необходимым этапом является уточнение сферы действия примерной номенклатуры дел, выбор на основании определенных критериев категории организаций и учреждений, для которых целесообразно ее составить.

Главным критерием выбора является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом сами организации могут различаться по структуре - отсюда вытекает неизбежная вариативность схем построения примерной номенклатуры дел.

Примерные номенклатуры дел, как уже отмечалось выше, могут составляться как для одной группы, так и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию. Так, например, примерные номенклатуры могут составляться для органов власти, общественных организаций, исследовательских институтов и др.

Возможна разработка и внедрение в практику примерных номенклатур дел для массовых видов частных организаций, занимающихся новыми видами деятельности страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т. В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.

При этом в названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления и организаций, на которые она распространяется. Только после уяснения критериев выбора и четкого определения круга выбранных организаций можно приступать к разработке самой примерной номенклатуры дел.

Одновременно с ее разработкой составляются методические указания по ее применению. Завершающим этапом подготовки примерной номенклатуры дел является ввод ее в действие после проведения необходимых действий по ее согласованию, подписанию, утверждению и регистрации.

По завершении организационного этапа подготовки к составлению примерных номенклатур дел составители начинают ее разработку. Начинают они ее с выбора классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел. Выбор схемы зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной типовой или сходной структуры при незначительных различиях обычно выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций, при условии выполнения ими одинаковых функций, подвержена частым изменениям, или имеет значительные различия, или даже вообще отсутствует, выбирается функционально-производственная схема.

Поэтому классификационными делениями разделами и подразделами примерной номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности. В схеме, построенной по структурному принципу, разделами примерной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовому штатному расписанию. В номенклатуре дел организации, построенной по функциональному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости.

Например, могут быть определены следующие разделы: руководство организационно-распорядительная документация ; планирование и отчетность планово-отчетная документация ; финансирование и бухгалтерская отчетность финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация ; работа с персоналом документация по личному составу ; контроль и учет регистрационно-контрольная и учетная документация и т.

В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций данной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций, временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности например, дела профсоюзных органов, временных творческих коллективов, собраний учредителей, ликвидационной комиссии и т.

После решения вопросов выбора схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел. Этот этап является одним из наиболее ответственных, т. Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме, и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела. В заголовок вносят также уточняющие содержание дела данные о подлинности или копийности документов.

Отметка о копийности документов в заголовке не указывается, если эта информация нашла отражение в установленных сроках хранения. Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок "разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.

Правда, могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации, к примеру отложившимися в архиве организации историческими комплексами документации, название которых уже нельзя изменить например, картографические материалы, материалы земельного кадастра.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации.

При этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический. Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело.

Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где составлен документ, подпись в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а также в распорядительных документах. Корреспондент определяется по реквизиту "адресат" и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке. Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела.

Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела переписка, журнал, книга и т. Затем идут такие его элементы, как автор документа название организации, структурного подразделения, лица ; корреспондент или адресат название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы , краткое содержание документов дела; название местности территории , с которой связано содержание документов дела; даты период , к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных персональных , других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело". В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например "Документы о проведении промышленных выставок планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов ".

Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом об участии в выставках".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома части , уточняющие содержание заголовка.

В заголовках группы дел может использоваться какой-либо обобщенный термин, например, "территориальный орган", "подведомственные учреждения", означающий, что данный вид документа формируется во всех органах системы организации, объединения и их филиалах. Например: "Документы проверок территориального органа подведомственного учреждения вышестоящей организацией акты, справки, предложения и др. Когда возможно установить название конкретного органа или должностного лица, указывается конкретный автор.

По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в индивидуальную номенклатуру дел как один заголовок.

Заголовки дел по вопросам, которые ведутся в течение нескольких лет, являются переходящими. Их рекомендуется вносить в индивидуальную номенклатуру дел каждого года под одним и тем же индексом до решения вопроса и окончания по нему делопроизводства.

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел.

Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми ведомственными перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Источник: Журнал " Отдел кадров государственного муниципального учреждения". В деятельности любой организации образуется огромное количество документов — внутренние локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр. Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить — расскажем в данной статье. Однако Приказом Росстандарта от

Как правильно вести бюджет номенклатуру дел

Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения — систематизированного перечня наименований дел. С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении. Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами:. Не забудьте оформить подписку! Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, — месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура — документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации — от составления до утверждения на следующий год. Номенклатура дел — это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года — с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации — источники комплектования государственных муниципальных архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Основное о номенклатуре дел. В соответствии со ст. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме печатных изданий, справочников в том числе телефонных , бюллетеней, реферативных журналов, экспресс-информации п. Различают такие виды номенклатур дел п. Рассмотрим вкратце, что они собой представляют.

Вернуться к обычному виду Муниципальное образование "Кизнерский район".

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Методика составления и применения примерной номенклатуры дел.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Н оменклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке 1. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов , возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы то есть в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями заголовками дел. Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Составление номенклатуры дел

.

Номенклатура дел от А до Я

.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Наш бюджет на месяц. Планирование. Сколько мы тратим и как откладываем
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Радислав

    Я был приятно удивлен, как автор легко пишет обо всем, что его интересует. В этом что-то есть!

  2. racgiopens

    Мне нравится это топик

  3. Нона

    В это мы с тобой рознимся.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных